Актуальные новости

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ХРАНИТЬ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ ПОСЛЕ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ, УЧИТЫВАЯ ТРЕБОВАНИЯ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Личное дело работника начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу, а заканчивается оно приказом об увольнении. В него также могут быть включены письменное заявление с просьбой о поступлении на работу, переписка по вопросам приема, перевода на другую работу, копии паспорта и свидетельств о браке, трудовой книжки и военного билета, дипломов и доп.соглашений к трудовому договору, документов о дисциплинарных взысканиях и заявления работников о выдаче документов, связанных с работой и иные документы, предусмотренные законодательством РФ.

Так как в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные (ПДн) работников, необходимо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обработка персональных данных работника может осуществляться только после получения от него письменного согласия на обработку его ПДн.

Срок хранения согласия работника на обработку ПДн составляет до 3 лет. Его можно выделить из состава личного дела, сформировать в отдельное дело и хранить 3 года после увольнения работника.

Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ установлена обязанность работодателей в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога. Из этого следует, что в течение 5 лет работодатель обязан хранить ПДн уволенных работников в том объеме, в котором это необходимо для исполнения данной статьи.

Таким образом, для законного хранения документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен от работника получить согласие на хранение его ПДн, указанных в копиях документов, должен определить конкретные цели их хранения, а также их объем. Если такие цели отсутствуют, то хранение таких копий противоречит требованиям закона.

При этом ст. 68 ТК РФ установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для любого работодателя, в частности приказ о приеме на работу.

По материалам СПС КонсультантПлюс

✅ Выпустим электронную подпись сотруднику. Тел.: 8 (4812) 701-201.