Актуальные новости

Переход на электронные трудовые книжки

В 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

У работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения), а вот тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

До 1 июля 2020 года все работодатели должны были уведомить каждого работника о том, что работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронную. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Если сотрудник решил вести электронную трудовую книжку, то ему на руки выдаётся бумажная, и всё. Назад пути нет. Вернуться к ведению обеих трудовых не получится. Только электронная.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения.

Вот опорные точки для проверки:

• Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
• Даты о приемах, переводах и увольнениях;
• Названия компаний и должностей;
• Наличие печатей;
• Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
• Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• Наличие записей о переводах;
• Формулировки записей об увольнении.

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Отчитываться нужно до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу, а так же если сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Сведения в ПФР подаются как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. Если какие-то кадровые мероприятия у вас случились в отношении совместителя, точно так же заполняете форму СЗВ-ТД, и в графе «Трудовая функция» указываете слово «совместитель». Если у вас основной работник, слово «совместитель» вы не ставите.