Актуальные новости

Дата и период оказания услуги

Дата — обязательный реквизит первички. Период нужен, чтобы без риска учесть расходы

Если из акта непонятно, в каком периоде исполнитель оказал услуги, то налоговики могут снять расходы

Название документа

Акт на услуги составляют в свободной форме. Но надо не забыть про название документа, это обязательный реквизит

Первичка, в которой нет названия, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль

ИНН заказчика и исполнителя

Возьмите данные из договора. Они должны совпадать с выпиской из ЕГРЮЛ

По ИНН налоговики идентифицируют организацию. Из-за ошибки могут снять расходы

Наименование и стоимость услуг

Стоимость приводите в  рублях и копейках. Название пишите конкретное, избегайте обтекаемых наименований типа «Информационно-консультационные услуги»

Общее название и нестыковка между стоимостью в договоре и в акте — признак нереальной сделки. Попросите у исполнителя отчет с детализацией услуг (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18 декабря 2015 г. по делу № А42-8166/2014)

Подписи, расшифровки и печати

Расписаться может директор или сотрудник по доверенности. В этом случае пишут его должность, Ф.И.О и реквизиты доверенности.
Печать можно не ставить, если компания от нее отказалась

Акт без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не дает права на расходы.
Если на документе нет печати, то безопаснее попросить контрагента прислать письмо с подтверждением, что они отказались от печати. Иначе могут быть споры с налоговиками

Договор

Безопаснее сослаться в акте на договор, в рамках которого исполнитель оказал услуги

Ссылка на договор — не обязательный для первички реквизит. Но это поможет идентифицировать услугу

Наименование заказчика и исполнителя

Наименование можно привести краткое или полное, это не важно

При правильном ИНН ошибка в названии компании не мешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но лучше ее исправить

КПП заказчика и исполнителя

КПП возьмите из договора. Сверьтесь с ЕГРЮЛ

При правильном ИНН ошибка в КПП некритична. Она не мешает идентифицировать компанию. Но если ее исправить, то на проверке у налоговиков будет меньше вопросов

Дата

Сотрудник должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после срока, на который ему выдали деньги

Налоговики снимут расходы, если в авансовом отчете не будет даты. Это обязательный реквизит первички. А по дате утверждения отчета определяют период для затрат.
К примеру, для командировок ( п. 7 ст. 272 НК РФ). Но если работник отчитается позже, чем надо, то это не мешает признать затраты

Данные о подотчетнике

Выдавать деньги можно не только работникам, но и тем, с кем компания заключила гражданско-правовой договор на работы или услуги

Из-за ошибок в Ф.И.О. налоговики не смогут идентифицировать сотрудника и снимут расходы

Суммы и реквизиты платежки на остаток и перерасход

Выдавать новый аванс можно после того, как сотрудник отчитается по предыдущему. На каждую сумму в отчете должен быть подтверждающий документ ( чеки, квитанции, накладные)

Без подтверждающих документов налоговики признают подотчет доходом работника и доначислят НДФЛ ( постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14 июля 2016 г. № Ф07-5021/2016)

Подписи

Авансовый отчет должен утвердить руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность. В отчете также должны быть подписи бухгалтера и самого подотчетного лица

Если на отчете не будет всех подписей, то инспектор может признать документ недействительным и снять расходы

Номер

Авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке

Номер не является обязательным реквизитом первички. Поэтому даже если его не поставили, это не влияет на учет расходов

Название компании

Можно написать полное или краткое название, это не важно

Из-за ошибки расходы не снимут. Ведь можно по другим реквизитам определить, что отчет относится к данной организации

Реквизиты кассового ордера

Напишите дату и номер расходника, по которому кассир вернул работнику перерасход. А если сотрудник, наоборот, внес остаток в кассу, то впишите реквизиты приходника

Из-за ошибок в реквизитах ордера расходы не снимут. Но могут запросить пояснения, так как непонятно, все ли подотчетники погасили долги и когда

Дата составления и дата принятия товара

Товарную накладную составляют в момент отгрузки или сразу после нее

Дата в накладной не должна быть раньше, чем в товарно-транспортной или транспортной накладной. Иначе налоговики посчитают сделку нереальной.
А если в накладной нет даты принятия товара, то могут снять вычет ( постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014)

ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика

ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ

Если из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя, то снимут у последнего расходы

Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, количество мест и масса груза

Цена и стоимость должны быть в  рублях и копейках без округлений

Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и транспортной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы

Подписи, расшифровки и печати

Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если компания от нее отказалась

Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы. Если на накладной нет печати, то безопаснее запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от нее

Компания, грузополучатель, поставщик и плательщик

Данные должны быть такие же, как в  договоре или счете-фактуре

При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы ( письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но если будут нестыковки с договором и счетом-фактурой, налоговики могут запросить пояснения

Основание и транспортная накладная

Продавец вписывает договор или заказ, по которому отгружает товар, и транспортную накладную, по которой перевозчик доставляет товары покупателю

Если не написать или написать с ошибкой реквизиты документов, то налоговики могут запросить у компании пояснения

Количество мест и масса товара под табличной частью

Количество мест и масса груза должны сходиться с данными в табличной части накладной

Если ошибиться, то проверяющие могут запросить пояснения

ИНН продавца и покупателя

ИНН должен быть такой же, как в выписке из ЕГРЮЛ

Из-за ошибки в ИНН налоговики снимут вычет. Она мешает идентифицировать покупателя

Валюта

По  рублевым договорам и договорам в у.е. с оплатой в  рублях в строке 7 пишут: российский  рубль, 643. Если поставить вместо названия значок ₽, то вычет у покупателя не снимут ( письмо Минфина России от 13 апреля 2016 г. № 03-07-11/21095)

Ошибаться в коде валюты опасно, налоговики могут снять вычет из-за невозможности идентифицировать стоимость товаров и сумму налога

Наименование товара, количество, цена за единицу, стоимость

Эти показатели должны совпадать с данными в накладной или акте

Из-за ошибок покупателю откажут в вычете. Если налоговики обнаружат противоречия между счетом-фактурой и накладной, то усомнятся в реальности сделки и запросят пояснения

Налог и налоговая ставка

Налог пишут в  рублях и копейках. Округлять нельзя. Рядом со ставкой нужен знак «%», но если его нет, не страшно

У покупателя снимут вычет, если продавец приведет в счете-фактуре неверную ставку или сумму налога

Подписи и расшифровки

За директора и главбуха могут расписаться другие сотрудники по доверенности. Тогда в расшифровке должны быть их Ф.И.О. Рядом можно вписать реквизиты доверенности

Из-за факсимиле или подписей неуполномоченных лиц налоговики могут снять вычеты ( письмо Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478)

Дата

Поставщик должен выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки. Позже тоже можно, покупатель не потеряет вычет

Дата счета-фактуры не должна быть раньше даты накладной. Иначе у покупателя могут снять вычет

Номер

Номер может быть каким угодно: с разделительной чертой, дефисом, буквами русскими или латинскими. Если сбился хронологический порядок нумерации, то тоже не страшно

Налоговики запросят пояснения, если в экземпляре покупателя будет не такой номер, как в экземпляре поставщика

Платежка

Эту строку заполняют как при получении аванса, так и при последующей отгрузке

Налоговики могут снять вычет, если платежку не указать. Если привести реквизиты с ошибками, то могут запросить пояснения

Название и КПП продавца и покупателя

Если продавцом или покупателем является обособленное подразделение компании, то в счете-фактуре нужен его КПП. Название может быть полным или сокращенным

Ошибка в КПП и названии при правильном ИНН не мешает идентифицировать компанию. Вычет не снимут, но могут запросить пояснения

Грузоотправитель и грузополучатель

Заполняют только в документе на отгрузку товаров. Если товар отгружает или получает обособка, то нужны его реквизиты

Ошибки в этих реквизитах не мешают идентифицировать компанию. Но налоговики могут запросить пояснения

Дата составления

Накладную надо составить во время отгрузки или сразу после нее. Дата не должна быть раньше даты товарной накладной

Если дата в ТТН не стыкуется с датами в ТОРГ-12, счете-фактуре, договоре и бухучете, то налоговики могут снять расходы

Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, места и масса груза

Цена и стоимость должны быть в  рублях и копейках без округлений

Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и товарной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы на покупку и доставку

Подписи, расшифровки и печати

Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если грузоотправитель от нее отказался

Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не доказывает факт доставки. Если нет печати грузоотправителя, то безопаснее запросить письмо, что он от нее отказался. Это защитит расходы покупателя

Транспортное средство и данные с расчетом стоимости

В накладной надо написать номера машин, на которых перевозят товары, и показать расчет стоимости перевозки

Налоговики проверят, есть ли у компании автомобиль, который написали в накладной. Если окажется, что машины нет в собственности или аренде, то могут снять расходы

Погрузочно-разгрузочные операции

В таблице записывают, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар

Из-за нестыковок налоговики могут снять расходы ( постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 февраля 2012 г. по делу № А33-6676/2011)

Сведения о грузе

В таблице пишут краткое наименование груза, количество мест и массу. Количественные показатели должны совпадать с товарной накладной. Здесь же перечисляют документы, которые составили на груз

Если окажется, что машина, на которой перевозят товары, не может вместить в себя указанное количество груза, то налоговики снимут расходы ( постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 марта 2016 г. № Ф06-6756/2016)

ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика

ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ

Из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя и снимут у последнего расходы

Единица измерения

Данные должны совпадать с товарной накладной и счетом-фактурой

Если ошибиться, налоговики могут запросить пояснения. Им это нужно, чтобы сравнить вместимость машины с количеством груза

Наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика

Данные должны быть такие же, как в договоре или товарной накладной

При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы. Но если будут нестыковки, налоговики могут запросить пояснения

Название и ИНН грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика

Напишите полные названия компаний и их ИНН

ИНН нет среди обязательных реквизитов первички. Но по нему идентифицируют компанию. Из-за ошибки могут исключить из расчета налога на прибыль расходы на сам товар и его доставку

Наименование груза, его количество и масса

Здесь надо написать, что перевозят и в каких количествах. Информация должна сходиться с договором поставки и товарной накладной

Если ошибиться в массе, то налоговики могут решить, что компания получила товара меньше, чем по документам. Тогда снимут часть расходов

Сопроводительные документы

В эту графу занесите все документы, которые есть по товару — товарные накладные, счета-фактуры, сертификаты и т. д.

Если ошибиться в реквизитах документов, которые вписали, налоговики могут усомниться в реальности сделки

Прием и сдача груза, подписи

Здесь надо написать адреса, откуда и куда доставили груз, время, когда это было. Эту информацию заверяют ответственные сотрудники

Если в адресах и времени будут ошибки или не будет подписей сотрудников, то компании рискуют вычетами и расходами ( постановление Северо-Западного округа от 2 апреля 2015 г. № Ф07-922/2015)

Транспортное средство и стоимость услуг перевозки

В накладной надо написать номер машины, в которой перевозят товары, и стоимость услуг перевозчика

Налоговики могут отказать в вычете и снять расходы на доставку, если вписать несуществующий номер машины ( постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 мая 2015 г. № А27-15353/2014)

Оговорки и замечания перевозчика

Если во время перевозки стороны решили поменять адрес доставки, то это должен отметить водитель в накладной

Если не вписать новые адреса или сделать в них ошибку, то налоговики не поймут, куда доставили груз и почему. Из-за этого могут снять расходы

Условия перевозки

Сюда записывают сроки, по истечении которых груз считают потерянным. Плату за хранение груза и его максимальный срок. А также штрафы за нарушение правил перевозки

Если данные не совпадают с договором на перевозку, то налоговики могут запросить пояснения по расчету стоимости вознаграждения. А если начислили штрафы на нарушения, то приложите подтверждающие документы ( фотографии, претензии, акты и другие)

КПП, адрес и телефон грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика

Приведите юридические адреса компаний и телефон, по которому можно связаться с ответственным сотрудником

Ошибки не мешают расходам, но налоговики могут усомниться в реальности сделки и запросить пояснения

Оговорки и замечания перевозчика

В накладной записывают информацию о повреждении товара или его упаковке

Расходам ошибки не мешают. Но отметку безопаснее сделать, это обезопасит перевозчика от претензий и штрафов за порчу товара

Дата

Можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но  не больше

Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя

Данные автомобиля и компании

Напишите марку машины и ее регистрационный номер. Впишите наименование компании

Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут

Время выезда и въезда в гараж

Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно

Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку

Движение горючего

Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, приведите расход топлива

Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут.
Также поступят и из-за превышения норм ( постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014)

Маршрут следования

Чем подробнее маршрут, тем безопаснее для расходов

Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы ( постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015)

Подписи, расшифровки и печать

Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О.

Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее

Медицинские отметки

Водитель должен пройти медицинскую комиссию перед поездкой и сразу после нее. Врач ставит свои отметки

Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ

Удостоверение водителя

Запишите реквизиты водительского удостоверения сотрудника

Налоговики проверят, чтобы категория прав соответствовала виду транспорта

Лицензия на перевозку

Если у компании есть лицензия, то надо написать ее реквизиты

Если компания занимается лицензируемой деятельностью, а в путевой лист не написали лицензию, то налоговики могут попросить ее предоставить

Название и адрес компании

Адрес пишут такой же, как в ЕГРЮЛ. А название можно привести полное или сокращенное

При верных сведениях о водителе и машине ошибка в названии компании или адресе некритична. Но лучше исправить ее, чтобы не привлекать внимание налоговиков