Актуальные новости

Новые правила хранения бухгалтерских и кадровых документов

Приказом Росархива от 20.12.19 № 237 утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов.
Ранее Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения. Соответствующий приказ от 20.12.19 №236 действует с 18 февраля 2020 года. Самые важные изменения:
- счета-фактуры теперь нужно хранить 5 лет вместо 4-х;
- книги учета доходов и расходов при УСН – 5 лет (а не постоянно, как ранее).
- реестры сведений о доходах физических лиц – 5 лет вместо 75 лет;
- график отпусков – 3 года вместо 1 года.
Важно! Юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая.
Также установлены сроки хранения для годовых и квартальных расчетов по страховым взносам (50/45 лет); справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчетов с бюджетом (5 лет).
Отдельным приказом Росархива от 20.12.19 № 237 утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов. Инструкцией установлено, что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.
Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.
Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. В данном случае организация сама определяет срок хранения указанных документов. Но этот срок не может быть менее одного года.
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.
Также в инструкции разъяснен порядок исчисления сроков хранения документов с пометкой «Постоянно». Так, если организация не является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает, что документы нужно хранить не менее 10 лет.