06.09.2019

7 преимуществ перехода на электронные цифровые книжки

ПФ России рассказал о преимуществах электронного формата трудовых книжек и об особенностях перехода на них для работников и работодателей.

Основные достоинства цифровизации данных о трудовой деятельности граждан:

1.      Оперативный доступ сотрудников к указанной информации.

2.      Сведение к минимуму количества ошибок.

3.      Возможность дистанционного устройства на работу.

4.      Сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек.

5.      Быстрое оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов.

6.      Возможность использования данных документов при получении госуслуг.

7.      Повышение безопасности и сохранности данных.

Чиновники заверяют, что информационная система ПФР соответствует последним нормативным требованиям в области защиты персональных данных. Также в качестве страховки от потери ценных сведений используются распределительные системы их хранения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) не предполагает наличия физического носителя и ведется только в цифровом варианте. Ознакомиться с ее сведениями возможно будет в личном кабинете сайта ПФР, портале госуслуг и в специальном приложении для умных гаджетов.

В бумажном виде данные документа будут доступны в виде выписки, предоставлять которую обязаны:

- действующий или бывший работодатель сотрудника;

- любой МФЦ или управление ПФР независимо от места прописки и места работы специалиста.

При устройстве на работу данные ЭТК будут предоставляться работодателю в распечатанном виде либо в электронном формате с цифровой подписью, и организация должна будет перенести полученные сведения в свою систему учета.

При увольнении работодатель будет обязан выдать дополненные данные ЭТК, в том числе внести запись и в бумажную трудовую книжку при ее наличии.

Все работающие граждане вправе сохранить свою трудовую книжку в бумажной версии, но для этого им необходимо подать соответствующее заявление до конца 2020 года. Тем, кто не подаст заявление, работодателю надлежит выдать на руки бумажные трудовые книжки и в дальнейшем вести учет их кадровых перемещений в электронном виде.

Также работодатель должен проинформировать персонал о перечисленных новшествах, привести в соответствие действующие трудовые договоры, локальные НПА и коллективные соглашения.

Кроме этого, для формирования сведений ЭТК работодатели со следующего года должны до 15-го числа ежемесячно отчитываться в ПФР о трудовой деятельности своих сотрудников. Новые формы СЗИ-ТД будут представляться в фонд в порядке, аналогичном подаче данных персучета.

С 01.01.2021 работодатель должен будет извещать ПФР о приеме на работу или об увольнении сотрудника не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа.

В настоящий момент готовятся поправки к КоАП РФ, устанавливающие ответственность работодателя за нарушение требований к срокам, объему и достоверности представляемых в ПФР данных.