06.08.2018

Восемь документов, которые надо оформлять по-новому

ФНС требует показать в 6‑НДФЛ доходы бывших работников

Главное изменение: если доплатили уволенному сотруднику зарплату, в расчете 6-НДФЛ в строке 100 раздела 2 поставьте его последний рабочий день.

Когда доплачиваете бывшему сотруднику зарплату, в строке 100 «Дата фактического получения дохода» расчета 6-НДФЛ укажите его последний рабочий день. А в строке 110 «Дата удержания налога» — день выдачи денег. Такие разъяснения дала ФНС (письмо от 08.06.2018 № БС-4-11/11115).

Чиновники рассказали о ситуации, когда уволенному сотруднику начислили и выдали премию за предыдущий год. По этой причине у работника изменился средний заработок. Бухгалтер пересчитал оплату за дни командировки и доплатил недостающую сумму.

ФНС рассуждала так. Для зарплаты датой получения дохода считают последний день месяца, за который ее начислили (п. 2 ст. 223 НК). Если сотрудник уволился до конца месяца, дата получения дохода — последний рабочий день. Эти правила распространяются и на оплату времени, которое сотрудник провел в командировке. Ведь эта выплата — часть зарплаты.

Как заполнить 6-НДФЛ, если доплачивали уволенным, смотрите на примере.

Пример. Как отразить в 6-НДФЛ доплату уволенному сотруднику

Последний рабочий день сотрудника — 18 мая 2018 года. В этот день бухгалтер начислил ему зарплату — 40 000 руб. и выдал деньги за минусом НДФЛ. 25 июня 2018 года бухгалтер обнаружил, что ошибся на 5000 руб., и в тот же день доплатил зарплату.

 

Как по новым правилам оформлять копии и выписки для работников и налоговиков

Появились новые правила, по которым для сотрудников и налоговой надо оформлять копии документов и выписки из них.

Как оформлять документы для работников

Копии. Обычно сотрудники просят копии документов, чтобы представить в банк, Пенсионный фонд или визовую службу. С 1 июля 2018 года в привычную отметку о заверении копии чиновники добавили еще один реквизит — место, где хранится оригинал документов. Изменения вносит новый стандарт оформления документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Компании не обязаны применять ГОСТ (ст. 4, 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но лучше использовать стандартные правила. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает. Если компания неверно заверит копию трудовой книжки, то у работника могут не принять ее в визовой службе или в банке. Тогда придется делать копию еще раз. Новый стандарт предусматривает разные отметки на копиях для внутреннего пользования в компании и для внешнего (п. 5.26 ГОСТа). Копии для своей компании заверяйте, как раньше. Но чаще всего сотрудники просят копии, чтобы отдать сторонним организациям. На такой копии укажите место, где хранится оригинал.

По новому стандарту отметку о заверении документов ставьте под реквизитом «Подпись». Если документ без подписи, отметку можно поставить внизу листа. Заверьте копию печатью, если вы от нее не отказались, или штампом организации. Образец 1 — ниже.

Компания обязана выдать работнику документы по работе, если он их письменно запросил (ст. 62 ТК). Документы выдайте в срок три рабочих дня с момента, когда работник написал заявление. Если этого не сделать, трудинспекторы вправе оштрафовать организацию на 50 000 руб., а директора — на 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

 

Какие просьбы сотрудника о выдаче документов можно проигнорировать

Работники порой требуют предоставить копии документов в особом виде. Например, запрашивают цветную копию трудовой книжки. Компания может выполнить такую просьбу, но не обязана это делать. Можно сделать обычную черно-белую копию с синей печатью. По закону компании обязаны выдать копию документа (ст. 62 ТК). Стандарты делопроизводства тоже не предусматривают, что копии нужно печатать на цветном принтере. Главное, чтобы в них полностью отображалась информация из подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

СЛАЙД-ШОУ

Выписки. В день увольнения кроме трудовой книжки и справок о заработке компания должна выдать сотруднику отчеты. Это СЗВ-М за месяц увольнения, СЗВ-СТАЖ за текущий год и раздел 3 расчета по взносам (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сотрудник вправе и во время работы письменно запросить отчеты за прошлые периоды. Компания обязана исполнить просьбу в течение пяти календарных дней (ч. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Пенсионный фонд требует, чтобы компания выдавала сотруднику выписки из отчетов, в которых есть сведения только о нем (письмо отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Отчеты содержат индивидуальные данные других сотрудников. Разглашать такие данные без разрешения сотрудников нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За это нарушение компании грозит штраф — 75 000 руб., а директору или другому ответственному лицу — 20 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ или раздел 3 расчета по взносам только на одного работника. Если программы нет, то самостоятельно сформируйте выписку из отчета. Для этого укажите точные сведения о застрахованном сотруднике, как в полном документе.

Выписку из документа должен подписать руководитель или другой сотрудник, у которого есть доверенность. На выписке поставьте печать организации, если она есть.

 

Как оформлять выписки и копии для других проверок

Сотрудники банков тоже могут запросить документы по требованию. Например, банк может потребовать копии документов для проверки легализации доходов (Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Закон не предусматривает особый порядок сдачи документов для таких проверок. Копии можно оформить так же, как и для налоговиков. Иногда банки требуют заверить копии документов по ГОСТу. Уточните требования в вашем банке. Банкиры могут запросить документы, в которых содержатся персональные данные работников. Например, расчеты по страховым взносам. Удобно представить в банк выписку из расчета по взносам, в которой не будет раздела 3.

Как оформлять документы для налоговиков

Копии. В законе нет четких требований, как оформлять копии для налоговиков. Есть только рекомендации чиновников (письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142, от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336). ФНС готовит приказ, который установит правила, как сдавать документы на проверке. Если компания нарушит порядок, то инспекторы не примут документы. Как нам рассказали в ФНС, проект планируют утвердить осенью 2018 года. Текст проекта уже разместили на сайте regulation.gov.

В новых правилах налоговики впервые официально разрешат сшивать в один том разные документы. Сейчас есть письма Минфина, которые запрещают так поступать (письмо от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849).

Один большой документ чиновники разрешают заверять одной надписью (письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142). Но пока нельзя сшивать вместе больше 150 листов (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336). Значит, документ в 200 листов нужно делить на части.

По новому порядку количество листов в томе, как правило, тоже не будет больше 150 листов. Но если один документ займет больше чем 150 листов, его надо включить в один том.

В заверительной надписи нужно будет указать должность работника с расшифровкой, поставить его подпись, количество листов цифрами и прописью и дату. Печать ставить не обязательно.

С документами нужно передать сопроводительное письмо. Это закрепят в новых правилах. В письме компания указывает дату и номер требования инспекции, общее количество листов, опись документов. Опись можно сделать и приложением к письму.

 

Выписки. Инспекторы требуют на встречных проверках большой объем документов. Часть из них может относиться не только к контрагенту, который интересует инспекторов. Например, карточки по счетам бухгалтерского учета, книги покупок и продаж содержат информацию и по другим контрагентам. Лишняя информация в документах, которые вы представите по требованию, может привлечь внимание проверяющих и к вашей компании. Поэтому можно сделать выписку и представить в налоговую только те сведения, которые запросили инспекторы.

В бухгалтерской программе сделайте отбор по контрагенту. Распечатайте выписку из документа из программы. Заверьте выписку подписью ответственного сотрудника. Поставьте печать организации, если она есть. После того как документы готовы, составьте опись документов.

Опись. Копии и выписки сдавайте в налоговую с описью. Ее можно составить в свободной форме. Можно ориентироваться на рекомендации из нового ГОСТа. Образец 3 ниже.

Источник: glavbukh.ru.