Смоленск

ул. Коммунистическая, д. 6
(4812) 701-201

Вязьма

ул. Смоленская, д. 6
(48131) 6-19-89

Сафоново

ул. Ленина, д. 16а
(48142) 2-21-91
Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки! Сайт находится в процессе разработки!

Актуальные новости

27.05.2016

Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

1. Функциональность клиентского приложения
Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение.
Убедитесь, что система позволит вам:
*       отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
*       просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
*       ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
*       распечатывать документы со штампом оператора;
*       сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
*       аннулировать и отзывать документ;
*       легко и быстро находить документы в архиве;
*       совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).
*       поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
*       передача электронных документов в ФНС по требованию.

2. Возможности интеграции с учетными системами
Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.
Плюс для него - интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.
Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.
Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.
Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка - важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов
Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО. Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора - дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы
У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или
смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA
Предложите оператору заключить SLA - соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов
гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис
Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг
Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуменге. Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

И последнее
Напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому уточните у оператора ЭДО об уровне его
информационной безопасности. Высокий уровень информационной безопасности есть у Удостоверяющих центров. Актуальный список аккредитованных Удостоверяющих центров Вы всегда можете посмотреть на сайте Минкомсвязи РФ http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/
Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным
контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.
Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.
Правильно настроить ЭДО между Вашими контрагентами помогут специалисты ООО ИЦ «Выбор». Подробности по телефону (4812) 701-201.
Наши адреса:
г. Смоленск, ул. Коммунистическая, д. 6, тел. (4812) 701-201
г. Вязьма, ул. Смоленская, д. 6, тел. (48131) 6-19-89
г. Рославль, ул. Октябрьская, д. 29, кв. 4, тел. (48134) 6-43-55
г. Рудня, ул. Киреева, д. 87, тел. (48141) 5-20-39
г. Сафоново, ул. Ленина, д. 16а, тел. (48142) 2-21-91


Возврат к списку